Kaupfélag Skagfirðinga

Persónuverndaryfirlýsing KS

Kaupfélag Skagfirðinga (KS) er ábyrgðaraðili að vinnslu persónupplýsinga sem það vinnur um einstaklinga í viðskiptum og samskiptum við félagið. KS kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónupplýsinga nr. 90/2018 og skyldur félagsins að öðru leyti. Persónuverndaryfirlýsingin tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum KS við viðskiptamenn sína. Tilgangurinn með persónuverndaryfirlýsingu þessari er að upplýsa viðskiptamenn KS um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar.

Hafir þú einhverjar spurningar um efni yfirlýsingar þessarar eða vinnslu persónupplýsinga að öðru leyti þá vinsamlegast hafðu samband með tölvupósti í netfangið personuvernd@ks.is. Finna má upplýsingar um hvernig hægt er að hafa samband við okkur með öðrum hætti í 5. kafla um KS sem ábyrgðaraðila að vinnslu persónupplýsinga.

  1. Persónuupplýsingar og grundvöllur vinnslu

    KS safnar, vinnur og varðveitir persónuupplýsingar um viðskiptamenn sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvert samband viðskiptamanns er við KS, þ.e. eðli viðskiptasambands. Með persónuupplýsingum er átt við hvers konar upplýsingar sem rekja má til einstaklings hvort sem er um er að ræða auðkenni einstaklings eða margþættar upplýsingar sem í heild gera það að verkum að rekja má þær til ákveðins einstaklings. Hafi upplýsingar eða gögn verið gerð ópersónugreinanleg teljast þau ekki til persónuupplýsinga. Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við hvers konar aðgerðir eða röð aðgerða með upplýsingarnar, þ.m.t. söfnun þeirra, miðlun, varðveislu, flokkun, aðlögun, notkun og eyðingu.

    Persónuupplýsingar eru ávallt unnar á grundvelli heimilda persónuverndarlaga og í skilgreindum tilgangi. Vinnsla persónuupplýsinga fer fram í skýrum lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum tilgangi. Þess er gætt að vinnslan sé nægjanleg og viðeigandi miðað við tilganginn og sé ekki meiri en nauðsynlegt er miðað við tilgang hennar. KS mun ekki vinna persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en lá að baki upphaflegri söfnun þeirra nema að félagið meti aðra vinnslu sanngjarna og samrýmanlega upphaflegum tilgangi vinnslunnar og er í samræmi við heimildir félagsins að lögum til frekari vinnslu.

    Samstarfsaðilar, viðskiptamenn og birgjar, almennt

    KS vinnur með tengiliðaupplýsingar samstarfsaðila, viðskiptamanna og birgja sem og tengiliðaupplýsingar forsvarsmanna slíkra aðila til að geta auðkennt aðila og haft samband við þá. Jafnframt er unnið með upplýsingar um viðskiptasögu, samskipti og reikningsupplýsingar einstaklinga í viðskiptum hjá félaginu. Þá heldur KS utan um skráningu ábyrgðarskírteina vegna vörusölu þar sem við á. Vinnsla þessi er nauðsynleg til að efna samninga KS við umrædda aðila eða til að koma slíkum samningum á að þeirra beiðni. KS vinnur einnig með tengiliðaupplýsingar viðskiptamanna til að kynna tilboð og nýjar vörur á grundvelli samþykkis þeirra eða lögmætra hagsmuna félagsins.

    KS skráir viðskiptasögu, þ.m.t. bílnúmer og verksmiðjunúmer bifreiða og tækja, sem og tengiliðaupplýsingar sem nauðsynlegt er vegna þjónustu við viðskiptamenn svo og skráningu ábyrgðarskírteina með kennitölu. Þegar KS kemur fram sem viðurkenndur þjónustuaðili, t.d. bifreiða af tilteknum gerðum fyrir hönd samstarfsaðila er framangreindum upplýsingum miðlað til samstarfsaðila þegar það er talið nauðsynlegt með tilliti til hagsmuna viðskiptamannsins, einkum í þeim tilgangi að viðskiptamenn geti fengið og notið samræmdrar þjónustu hjá samstarfsaðilum. KS vinnur jafnframt með og skráir upplýsingar vegna tjónamála en upplýsingum og myndum sem skráðar eru og vistaðar í þeim tilgangi kann að vera miðlað til tryggingarfélaga.

    Gestir í húsnæði KS

    Öllum gestum sem heimsækja framleiðslustöðvar KS ber að skrá sig inn samkvæmt reglum gæðahandbóka. Með þessar upplýsingar er unnið á grundvelli lögmætra hagsmuna KS af því að tryggja framleiðsluöryggi.

    Rafræn vöktun í húsnæði KS

    Rafræn vöktun fer fram í starfstöðvum KS með myndavélaeftirliti. Þau svæði sem eru vöktuð eru sérstaklega merkt með þar til gerðum merkingum. Umrædd vöktun fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna KS í eigna- og öryggisvörsluskyni.

    Notkun á vefsíðu KS

    Svokölluð fótspor (e. cookies) eru notuð til að telja heimsóknir á vefinn. Það er stefna KS að nota fótspor sparlega og með ábyrgum hætti. Notendur geta stillt vafra sína þannig að þeir láti vita af fótsporum eða hafni þeim með öllu.

    Ábendingar og skilaboð í gegnum vefsíðu KS

    Á vefsíðu KS er hægt að koma að ábendingum og skilaboðum til starfsmanna og einstakra deilda. KS óskar eftir nafni og netfangi þeirra sem vilja koma að slíkum ábendingum og skilaboðum þannig að hægt sé svara erindinu. Vinnslan fer því fram á grundvelli lögmætra hagsmuna KS.

    Umsækjendur um störf hjá KS

    KS vinnur með ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað fyrir mismunandi störf og kann vinnsla og söfnun því að fara eftir eðli starfs.

    Í tengslum við öll störf vinnur KS með tengiliðaupplýsingar umsækjenda, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer. Þá vinnur KS með upplýsingar um menntun, starfsreynslu og hæfni, auk annarra upplýsinga sem umsækjendur velja að afhenda með umsókn sinni. Verði umsækjandi boðaður í viðtal vinnur KS jafnframt með þær upplýsingar sem fram koma um umsækjanda í því viðtali og eftir atvikum frá meðmælendum.

    Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda er nauðsynleg svo KS geti lagt mat á umsókn og valið hæfasta umsækjandann til að gegna viðkomandi starfi. Vinnslan verður jafnframt að fara fram til að koma samningi á.

  2. Uppruni persónuupplýsinga og miðlun þeirra

    Persónuupplýsingum sem KS vinnur með er almennt safnað frá viðskiptamönnunum en í einhverjum tilfellum kunna upplýsingar að koma frá öðrum eins og þjóðskrá eða öðrum opinberum aðilum. Í þeim tilvikum þar sem upplýsingar eru fengnar frá öðrum aðilum eða öðrum leiðum en fjallað er um hér á eftir mun KS upplýsa viðskiptamenn um það í samræmi við skyldur samkvæmt persónuverndarlögum. Persónuupplýsingum er einnig miðlað til annarra aðila í lögmætum tilgangi og í samræmi við heimildir KS eins og nánar verður fjallað um síðar.

    Uppruni persónuupplýsinga

    Persónuupplýsingum er almennt safnað beint frá viðskiptamönnum. Dæmi um slíka upplýsingasöfnun eru: upplýsingar sem látnar eru KS í té vegna viðskipta og þjónustu; upplýsingar sem safnast með almennri rafrænni vöktun eins og myndavélavöktun þar sem fylgt er tilhlýðilegum öryggisráðsstöfunum og merkingum.

    KS skráir einnig upplýsingar sem upprunnar eru frá þriðja aðila eftir atvikum, t.d. þjóðskrá eða öðrum opinberum aðilum.

    Miðlun persónuupplýsinga

    KS mun einungis deila persónuupplýsingum viðskiptamanna með öðrum aðilum í samræmi við lögmæta þörf slíkra aðila fyrir upplýsingarnar og heimildir félagsins.

    Einnig kann persónuupplýsingum viðskiptamanna að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum, dómsúrskurðum eða eftirlitsheimildum eftirlitsstofnana. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsfólks, viðskiptamanna eða annarra.

    KS kann að miðla persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þjónustuaðila félagsins í málum er tengjast þeim og eftir atvikum öðrum verkefnum félagsins. Er hér aðallega átt við þjónustuaðila eins og lögmenn, sérfræðinga í vinnuvernd, endurskoðendur eða aðra sérfræðinga. Í flestum tilfellum eru viðkomandi sérfræðingar sjálfir ábyrgðaraðilar að þeirri vinnslu sem fram fer á þeirra vegum en í þeim tilvikum þar sem þeir teljast vera vinnsluaðilar eru gerðir vinnslusamningar um vinnslu persónuupplýsinga sbr. síðari umfjöllun. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins. Um vinnslu þjónustuaðila sem eru vinnsluaðilar KS vísast til síðari umfjöllunar í kafla um öryggi persónuupplýsinga. 

  3. Öryggi persónupplýsinga, varðveislutími og vinnsluaðilar

    KS tryggir öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum með sérstöku tilliti til eðlis vinnslu og áhættu af vinnslu persónuupplýsinga fyrir frelsi og persónuvernd viðskiptamanna og annarra einstaklinga. Með því er leitast við að koma í veg fyrir að persónupplýsingar glatist eða breytist fyrir slysni eða gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun.

    Vinnsluaðilar

    Í þeim tilvikum þar sem KS nýtir þjónustu þriðju aðila sem krefjast vinnslu persónuupplýsinga viðskiptamanna og slíkir þriðju aðilar teljast vera vinnsluaðilar eru gerðir vinnslusamningar í samræmi við kröfur persónuverndarlaga. Í slíkum samningum er skilgreint hver er tilgangur vinnslu persónuupplýsinganna og á grundvelli hvaða heimilda vinnslan fer fram og hver varðveislutími gagna er. Þá eru einnig skilgreindar öryggiskröfur sem gerðar eru til vinnsluaðila við vinnslu persónuupplýsinga. Vinnsluaðilum er óheimilt að vinna persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en skilgreint er í vinnslusamningum og ber að öðru leyti að framfylgja lögmætum kröfum KS um vinnsluna.

    KS geymir persónupplýsingar á Íslandi og gerir þá kröfu til vinnsluaðila að persónupplýsingar séu geymdar á Íslandi eða í undantekningartilvikum í öðrum löndum sem tilheyra Evrópska efnahagssvæðinu (EES ) enda gilda þar sömu reglur um réttindi einstaklinga.

    Varðveislutími persónuupplýsinga

    KS varðveitir einungis persónuupplýsingar um viðskiptamenn eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum, m.a. eins og félaginu er nauðsynlegt til að geta stofnað, haft upp eða varist réttarkröfu.

    Allar upplýsingar sem tengjast bókhaldsskyldu eru varðveittar í 7 ár í samræmi við bókhaldslög.

    Gögn sem safnast vegna rafrænnar vöktunar eru vistuð í að hámarki 90 daga í samræmi við ákvæði reglna Persónuverndar nr. 837/2006.

    Önnur gögn eru vistuð meðan á viðskiptasambandi stendur. Að loknu viðskiptasambandi eru þau gögn varðveitt sem KS hefur málefnalega ástæðu til að geyma á grundvelli lögmætra hagsmuna með hliðsjón af fyrningartíma krafna.

  4. Réttindi skráðra einstaklinga

    Réttindi viðskiptamanns í tengslum við vinnslu KS á persónuupplýsingum hans grundvallast á persónuverndarlöggjöfinni. Verður hér gerð stuttlega grein fyrir helstu réttindum viðskiptamanns og mögulegum takmörkunum þeirra. Vakin er athygli á að KS kann að vera skylt að lögum að hafna beiðnum eða kröfum viðskiptamanns á grundvelli réttinda hans vegna réttinda annarra eða samnings- eða lagaskyldna félaganna.

    Hafi viðskiptamaður fyrirspurnir um réttindi sín getur hann haft samband við umsjónaraðila persónuverndarmála í netfangið personuvernd@ks.is.

    Aðgangsréttur

    Viðskiptamaður á rétt á að fá aðgang og að meginreglu afrit af persónuupplýsingum sem KS vinnur um hann. Rétturinn til aðgangs getur í undantekningartilvikum ekki átt við vegna hagsmuna annarra sem taldir eru vega þyngra en réttur viðskiptamanns til slíks aðgangs. Viðskiptamaður getur jafnframt óskað eftir frekari upplýsingum um vinnslu á persónuupplýsingum sínum og átt eftir atvikum rétt á slíkum upplýsingum, til að mynda um miðlun þeirra og notkun. Viðskiptamaður á ávallt rétt á að upplýsingabeiðni hans sé skoðuð og afgreidd með málefnalegum hætti og innan eðlilegs tíma, þó að því tilskyldu að beiðni hans sé ekki verulega óhófleg eða bersýnilega lögð fram í þeim tilgangi að valda röskun á starfsemi.

    Réttur til leiðréttingar á röngum persónuupplýsingum.

    Mikilvægt er að upplýsingar um viðskiptamenn séu réttar og uppfærðar en ef viðskiptamaður verður var við að upplýsingar séu ekki uppfærðar getur hann óskað eftir að upplýsingar séu uppfærðar eða að bætt sé við athugasemdum til skýringar, þ.e. telji viðskiptamaður upplýsingar vera ófullnægjandi og villandi.

    Réttur til að persónuupplýsingum sé eytt

    Viðskiptamaður getur farið fram á að upplýsingum um hann sé eytt ef fyrirtækið hefur ekki þörf fyrir þær lengur eða engar lögmætar ástæður eru til geymslu upplýsinganna. Óski viðskiptamaður eftir því verður slík beiðni tekin til skoðunar og í framhaldinu verður hann eftir atvikum upplýstur um ástæður þess að réttur hans sé ekki talinn vera fyrir hendi eftir atvikum eða honum send staðfesting á að upplýsingum hafi verið eytt. Sé vinnsla persónupplýsinga unnin einungis á grundvelli samþykkis sem viðskiptamaður hefur veitt á hann rétt á að draga samþykki sitt til baka og óska eftir að upplýsingum verði eytt.

    Réttur til að andmæla vinnslu og krefjast tímabundinnar takmörkunar

    Viðskiptamaður getur átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga sem unnar eru á grundvelli lögmætra hagsmuna KS eða þriðja aðila telji hann að vinnsla persónuupplýsinganna hafi neikvæð áhrif á grundvallarréttindi hans og persónuvernd sem vegi þyngra en lögmætir hagsmunir KS eða þriðju aðila af vinnslunni. Viðskiptamaður getur jafnframt átt rétt á að krefjast tímabundinnar takmörkunar á slíkri vinnslu á meðan andmæli hans eru tekin til skoðunar og afgreiðslu.

    Réttur til að flytja eigin gögn

    Viðskiptamaður getur átt rétt á að krefjast flutnings á persónuupplýsingum sínum til annars aðila en það getur átt við um persónuupplýsingar sem unnar eru á grundvelli samþykkis hans eða á grundvelli þess að vinnslan hafi verið nauðsynleg til að uppfylla samning sem hann er aðili að.

    Réttur til að kvarta yfir vinnslu

    Ef viðskiptamaður telur að KS hafi unnið persónuupplýsingar sínar án lagaheimildar til slíkrar vinnslu eða að öðru leyti í andstöðu við persónuverndarlög eða hafi með ólögmætum hætti hafnað beiðnum hans um að nýta réttindi hans á grundvelli persónuverndarlaganna getur viðskiptamaður tilkynnt það til Persónuverndar og eftir atvikum kvartað með formlegum hætti. Upplýsingar um Persónuvernd má nálgast á www.personuvernd.is.

  5. Um KS sem ábyrgðaraðila að vinnslu persónupplýsinga

    KS ber ábyrgð á allri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af þess hálfu. KS rekur eftirfarandi starfsemi:

    • Skagfirðingabúð, Ártorgi 1, Sauðárkróki – Dagvöru- og sérvöruverslun með matvæli, búsáhöld, gjafavöru, vefnaðarvöru, raftæki, fatnað, bækur og ritföng.
    • KS Hofsósi, Suðurbraut 9, Hofsósi – Dagvöru- og sérvöruverslun með matvæli, búsáhöld, gjafavöru, auk veitingasölu.
    • KS Ketilás í Fljótum – Dagvöru- og sérvöruverslun með matvæli, gjafavöru, auk veitingasölu.
    • Verslunin Eyri, Eyrarvegi 21,Sauðárkróki – Allar almennar byggingavörur, lagnaefni og landbúnaðarvörur.
    • Bifreiðaverkstæði, Hesteyri 2, Sauðárkróki – Almenn viðhaldsþjónusta og viðgerðir á bifreiðum, vinnuvélum og landbúnaðarvélum, auk verslunar með varahluti, verkfæri og ýmsar bíla- og vélavörur.
    • Vélaverkstæði, Hesteyri 2, Sauðárkróki – Almenn vélsmíðaþjónusta og viðgerðir, smíði og uppsetning á ýmsum vélbúnaði, auk pípulagningaþjónustu.Þjónusta við útgerð, framleiðslufyrirtæki og landbúnað. Efnissala til málmsmíða
    • Kjötafurðastöð, Eyrarveg 20, Sauðárkróki – Móttaka sláturdýra, slátrun og vinnsla kjötafurða.
    • Mjólkursamlag, Skagfirðingabraut 51, Sauðárkróki – Móttaka og vinnsla á mjólk. Framleiðsla osta og viðbits. Framleiðslustöð fyrir framleiðslu Vogabæjar ehf. og Íslenskra Mysuafurða ehf.
    • Aðalskrifstofa, Ártorgi 1, Sauðárkróki.

      Skrifstofa Kaupfélags Skagfirðinga er staðsett að Ártorgi 1, 550 Sauðárkróki.

      Símanúmer KS er 455-4500, netfang ks@ks.is

      Hafa má samband við umsjónaraðila persónuverndar vegna vinnslu persónupplýsinga með tölvupósti í netfangið personuvernd@ks.is, m.a. vegna aðgangsbeiðna, annarra fyrirspurna um réttindi vegna

  6. Breytingar
  7. Persónuverndaryfirlýsingin var samþykkti þann 30.04.2021.

    Breytingar geta orðið á persónuverndaryfirlýsingu KS frá einum tíma til annars til samræmis við breytingar á lögum eða reglugerðum eða ef breytingar verða á hvernig unnið er með persónuupplýsingar hjá félaginu. KS mun vekja athygli á því ef efnislegar breytingar verða á persónuverndaryfirlýsingu þessari. Nýjasta útgáfa persónuverndaryfirlýsingarinnar er birt á vefsíðu KS hverju sinni. 

Hafa samband